Pequeno recorte sobre reuniões, Fernando Trías de Bes, professor de ESADE:
"La ineficiencia de las reuniones
Quando surge un problema que atañe a varios suele pensarse que se solucionará reuniéndose. Sin embargo, a veces este remedio para todos los males se acaba convirtiendo en una trifulca eterna, donde o no se decide nada o se llega a un acuerdo más por comportamiento gregario que por convencimiento.
...Si bien ha perdido fuelle gracias a lo fácil que resulta enviar copias informativas mediante correo electrónico, aún el hecho de reunirse sigue siendo una especie de solucionador de problemas. Y esto no se aplica sólo a las empresas, sino a cualquier persona. Resulta paradójico que se espere obtener tanto de una reunión, independientemente de lo bien o mal gestionada que esté.
La principal causa de ineficiencias de las reuniones es un objetivo poco claro. Todo el mundo sabe de que se va a hablar, pero no la decisión que tiene que tomarse. En este caso la reunión no tiene objetivo, sino temática, y una reunión con temática es una reunión sin fin.
... Por el contrario, en la reunión con objetivo se plantea qué decisión se tiene que tomar, y no se convoca hasta que se dispone de toda la información necesaria.
... Una reunión con decisión a tomar bien planteada no lleva en realidad más de diez o quince minutos.
... La segunda causa que hace las reuniones ineficientes es la forma en que se dirigen. En la mayoria de los casos no hay una persona asignada para ello. Es un defecto de los españoles: esa especie de complejo de querer ser juzgados de protagonismo. En las reuniones de empresas suele dirigir la reunión el responsable jerárquico de más rango, pero si le llaman a mitad de reunión, ésta se desmadra y, hasta que no regrese, se acaba hablando de fútbol, toros o de Gran Hermano.
La ventaja de que una persona dirija la reunión es que evita que varios hablen a la vez y, sobre todo, que las intervenciones se desvien del assunto real.
... Otro de los problemas de las reuniones es que son el foro idóneo para sacar trapos sucios o devolver golpes bajos. Uno se siente arropdo por el grupo y por los que le secundan. Éste es el motivo por el que las reuniones de vecinos duran lo que duran.
... El moderador es la figura que evita que la discusión vaya por tales derroteros, imponiendo su autoridad y centrando la atención en el asunto tantas veces como sea necesario.
Errare humanum est, pero mucho más cuando los humanum están reunidos. Está comprobado que las decisiones tomadas en grupo generan más errores que las tomadas por una sola persona. Esto viene provocado por el consenso. Cundo los individuos se reúnen, saben que hay que consensuar, por lo que a menudo las decisiones resultantes son híbridos, la suma de los objetivos de todas las partes aligerados por concesiones al grupo. Estas decisiones de consenso que satisfacen a todas las partes a base de tomar un poquito de cada uno no suelen ser las óptimas.
Por otro lado, existe un efecto grupal que también hay que tener en cuenta. Se sabe que cuando ocho personas en la calle presencian un accidente de tráfico, el tiempo de reacción hasta que cuaquiera de los presentes llega al accidentado es mayor que si sólo hay una persona. Es decir, a más gente, menos velocidad de reacción. El motivo, el clásico "unos por otros, la casa sin barrer". Este comportamiento gregario se reproduce en las reuniones mediante llos silencios. Uno puede estar pensando que la decisión no es adecuada, pero como todo el mundo guarda silencio, es que todo el mundo está de acuerdo y no voy a ser yo el único que se oponga ... Esta actitud es sobre todo frecuente en las reuniones en las que los primeros en opinar son los jefes.
"
"Consejos para lograr reuniones útiles y breves
La reunión que se ha convocado para tomar una decisión no dibería durar más de 15 minutos. Por tanto, no hacen falta ni más sillas, ni bebidas. Aunque pueda sonar a provocación, algunas empresas ya están aplicando esta técnica con éxito.
Otro modo de minimizar los errores cuando las decisiones se deben tomar entre varios consiste en invertir el orden jerárquico de presentación de las opiniones o votos. Esto es, comenzar por el trabajador de menor rango y acabar por el director de más peso para que su opinión no contamine el resto.
Otra técnica válida es provocar la opinión o decisión individual antes de abrir la discusión. En este caso se pide a los participantes que escriban lo que piensan en silencio y después lo lean. Es una forma de atenuar los efectos perniciosos de las discusiones de grupo sobre el individuo. La opinión que tiene el resto o que el individuo cree que tiene acaba influyendo sobre la suya propria.
Finalmente, se recomienda fijar una duración máxima antes de comenzar la reunión: "Esta decisión debe ser tomada en 20 minutos". El mero hecho de compartir este objetivo ya consigue el compromiso de los asistentes."
Por experiência própria posso dizer que a existência de reuniões por tudo e por nada não têm razão de ser pois não terão as consequências que deveriam ter para a organização, sendo sim geradoras de ineficiências e de falta de produtividade. Sim, cheguei a ter reuniões em catadupa em que em muitas a maior parte dos participantes nem sabia qual o assunto a tratar nas mesmas, e claro que não eram conclusivas.
Outro grande problema das reuniões, referindo-me a Portugal, é que não começam à hora agendada para o seu início. Para quem chega a horas é um desperdício de tempo. E devido a esta desorganização, acabam por começar tarde e sem todos os intervenientes. Os mais retardatários vão chegando e colocando questões sobre o que já foi falado, geranto uma total entropia na referida reunião.
Ainda para identificar os problemas a corrigir nas reuniões, não será demais de referir que ou não têm tempo de duração definido, podendo acabar ao fim do dia quando todos acabam o seu dia de trabalho, ou têm esse tempo definido mas o mesmo não é cumprido.
Claro que as reuniões são e devem ser importantes. No entanto, só o serão quando bem utilizadas.
La principal causa de ineficiencias de las reuniones es un objetivo poco claro. Todo el mundo sabe de que se va a hablar, pero no la decisión que tiene que tomarse. En este caso la reunión no tiene objetivo, sino temática, y una reunión con temática es una reunión sin fin.
... Por el contrario, en la reunión con objetivo se plantea qué decisión se tiene que tomar, y no se convoca hasta que se dispone de toda la información necesaria.
... Una reunión con decisión a tomar bien planteada no lleva en realidad más de diez o quince minutos.
... La segunda causa que hace las reuniones ineficientes es la forma en que se dirigen. En la mayoria de los casos no hay una persona asignada para ello. Es un defecto de los españoles: esa especie de complejo de querer ser juzgados de protagonismo. En las reuniones de empresas suele dirigir la reunión el responsable jerárquico de más rango, pero si le llaman a mitad de reunión, ésta se desmadra y, hasta que no regrese, se acaba hablando de fútbol, toros o de Gran Hermano.
La ventaja de que una persona dirija la reunión es que evita que varios hablen a la vez y, sobre todo, que las intervenciones se desvien del assunto real.
... Otro de los problemas de las reuniones es que son el foro idóneo para sacar trapos sucios o devolver golpes bajos. Uno se siente arropdo por el grupo y por los que le secundan. Éste es el motivo por el que las reuniones de vecinos duran lo que duran.
... El moderador es la figura que evita que la discusión vaya por tales derroteros, imponiendo su autoridad y centrando la atención en el asunto tantas veces como sea necesario.
Errare humanum est, pero mucho más cuando los humanum están reunidos. Está comprobado que las decisiones tomadas en grupo generan más errores que las tomadas por una sola persona. Esto viene provocado por el consenso. Cundo los individuos se reúnen, saben que hay que consensuar, por lo que a menudo las decisiones resultantes son híbridos, la suma de los objetivos de todas las partes aligerados por concesiones al grupo. Estas decisiones de consenso que satisfacen a todas las partes a base de tomar un poquito de cada uno no suelen ser las óptimas.
Por otro lado, existe un efecto grupal que también hay que tener en cuenta. Se sabe que cuando ocho personas en la calle presencian un accidente de tráfico, el tiempo de reacción hasta que cuaquiera de los presentes llega al accidentado es mayor que si sólo hay una persona. Es decir, a más gente, menos velocidad de reacción. El motivo, el clásico "unos por otros, la casa sin barrer". Este comportamiento gregario se reproduce en las reuniones mediante llos silencios. Uno puede estar pensando que la decisión no es adecuada, pero como todo el mundo guarda silencio, es que todo el mundo está de acuerdo y no voy a ser yo el único que se oponga ... Esta actitud es sobre todo frecuente en las reuniones en las que los primeros en opinar son los jefes.
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"Consejos para lograr reuniones útiles y breves
La reunión que se ha convocado para tomar una decisión no dibería durar más de 15 minutos. Por tanto, no hacen falta ni más sillas, ni bebidas. Aunque pueda sonar a provocación, algunas empresas ya están aplicando esta técnica con éxito.
Otro modo de minimizar los errores cuando las decisiones se deben tomar entre varios consiste en invertir el orden jerárquico de presentación de las opiniones o votos. Esto es, comenzar por el trabajador de menor rango y acabar por el director de más peso para que su opinión no contamine el resto.
Otra técnica válida es provocar la opinión o decisión individual antes de abrir la discusión. En este caso se pide a los participantes que escriban lo que piensan en silencio y después lo lean. Es una forma de atenuar los efectos perniciosos de las discusiones de grupo sobre el individuo. La opinión que tiene el resto o que el individuo cree que tiene acaba influyendo sobre la suya propria.
Finalmente, se recomienda fijar una duración máxima antes de comenzar la reunión: "Esta decisión debe ser tomada en 20 minutos". El mero hecho de compartir este objetivo ya consigue el compromiso de los asistentes."
Por experiência própria posso dizer que a existência de reuniões por tudo e por nada não têm razão de ser pois não terão as consequências que deveriam ter para a organização, sendo sim geradoras de ineficiências e de falta de produtividade. Sim, cheguei a ter reuniões em catadupa em que em muitas a maior parte dos participantes nem sabia qual o assunto a tratar nas mesmas, e claro que não eram conclusivas.
Outro grande problema das reuniões, referindo-me a Portugal, é que não começam à hora agendada para o seu início. Para quem chega a horas é um desperdício de tempo. E devido a esta desorganização, acabam por começar tarde e sem todos os intervenientes. Os mais retardatários vão chegando e colocando questões sobre o que já foi falado, geranto uma total entropia na referida reunião.
Ainda para identificar os problemas a corrigir nas reuniões, não será demais de referir que ou não têm tempo de duração definido, podendo acabar ao fim do dia quando todos acabam o seu dia de trabalho, ou têm esse tempo definido mas o mesmo não é cumprido.
Claro que as reuniões são e devem ser importantes. No entanto, só o serão quando bem utilizadas.
